Мы используем cookie на нашем сайте. Это позволяет нам анализировать взаимодействие посетителей с сайтом и делать его лучше. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
Хорошо, когда подходя к задаче автоматизации бизнес уже имеет четкие и задокументированные процессы, описывающие работу компании. Но этим обычно может похвастаться крупный бизнес, где каждый процесс упакован в регламент. Что же делать малому и среднему бизнесу, не располагающему такими артефактами, и можно ли вообще при автоматизации обойтись без описанных процессов? Ответы ищите ниже, а если же по итогу прочтения вы захотите обсудить свои процессы — напишите нам.
Как правило, преобладающее количество операций в сложившемся бизнесе повторяются. Тем не менее, редко какой сотрудник воспринимает свои обязанности как часть процесса, особенно когда дело доходит до внештатных ситуаций. Да и редко какой руководитель способен охватить взглядом все детали того участка процесса, за который он отвечает. В то же время, наличие описанных бизнес-процессов позволит:
повысить прозрачность процессов для всех коллег, что позволит еще больше объединиться для решения поставленных задач;
выявить узкие места — “белые пятна”, где недостаточно ресурсов, а также потери и их источники;
принимать управленческие решения с оглядкой на следующий шаг;
упростить процесс онбординга и адаптации новых коллег.
Казалось бы, при таких преимуществах польза совершенно очевидна. Почему же малый и средний бизнес до сих пор обходится без описанных процессов? Во-первых, описание процесса требует полного вовлечения его носителя, а чем меньше компания, тем больше процессов замыкается на ее руководителе, зачастую одновременно и собственнике, который, будучи с головой вовлеченным в операционную деятельность, не может уделить картированию процессов достаточно времени (как минимум, речь идет о десятках часов) . Во-вторых, тот же собственник, фокусирующийся на тушении микропожаров и подобного уровня мелочах, не имеет возможность посмотреть на свою компанию со стороны — он просто не видит в этом необходимости, ведь с его точки зрения “все нормально”. Ну и наконец, история нашей страны и недостаток соответствующего образования приводят к тому, что очень часто владелец небольшой компании в России это находчивый и талантливый в своей области специалист, которому приходится познавать все прелести ведения бизнеса методом проб и ошибок.
Мы не рекомендуем заниматься описанием бизнес-процессов, когда:
процесс, который вы собираетесь описывать, еще не окончательно сформирован — вы экспериментируете с процессом, внося в него большое число изменений, или только планируете его построить;
вы стремитесь описать абсолютно все процессы в компании, включая самые мелкие и незначительные — мы рекомендуем сфокусироваться на основных, определяя достаточный уровень детализации самостоятельно;
вы стремитесь найти консультанта, который возьмет абсолютно всю работу на себя и избавит вас от вовлечения — так вы рискуете получить в хорошем случае конспект главы о том, как должен выглядеть ваш процесс, но не имея ничего общего с реальностью эта затея заранее обречена на неудачу.
Если же вы решились на описание процессов, то стоит понимать, что затратным является не только все описанное ниже, но и поддержание документации в актуальном состоянии, ведь компания — это живой организм и ее процессы могут со временем меняться.
Знакомство. Консультант знакомится с вашей компанией, процессом в целом и ролями в нем.
Интервью с носителями. Консультант общается с носителями процесса на каждой роли, слушает и фиксирует ключевые моменты, а также проблемы и боли.
Интервью с бизнесом. Консультант выясняет у бизнеса планы и стратегию в отношении текущего процесса, делится выявленными болями и получает обратную связь.
Составление схемы. Консультант анализирует собранный материал и составляет схему процесса, отдельно отмечая на ней узкие места и точки роста.
Презентация схемы. Консультант презентует подготовленную схему бизнесу и команде и получает обратную связь.
Финализация. Консультант по результатам презентации дополняет схему соответствующими улучшениями.
Участие консультанта в описании процесса не поможет снизить вовлеченность носителей, но поможет сэкономить время, сделав работу более структурированной. А если внедрение Битрикс24 рассматривается в рамках автоматизации деятельности компании, то без понимания процессов можно автоматизировать только хаос.
