Облако или коробка CRM Битрикс24: что выбрать?

Нас часто просят объяснить, в чем принципиальное отличие облачной и коробочной версий Битрикс24, как выбрать ту редакцию, что подойдет конкретной компании в конкретной ситуации, на что ориентироваться и как рассчитать собственные силы.

Для общего удобства собрали подробный гид, отвечающий на все эти вопросы. 

Что такое “Облако”? А “Коробка”?

Облако — это онлайн-сервис, SaaS (Software as a Service — программное обеспечение как услуга), в рамках которого компания предоставляет клиенту доступ к программе через интернет. То есть клиенту не нужно устанавливать программу на свой компьютер; а всё, что нужно — это доступ к сети и браузер. Вся ответственность за хранение информации и работу программы лежит на поставщике. Покупая облачный сервис, клиент не приобретает программу в личное пользование, а как бы арендует ее.

Коробка — это ПО, которое предоставляется для размещения на сервере клиента (Standalone Software — отдельно-стоящее ПО). В этом случае вендор передает клиенту в вечное пользование сам пакет ПО, при этом ответственность за установку, обслуживание и поддержку лежит на клиенте. 

В чем разница?

С точки зрения стандартной функциональности облако ничем не отличается от коробки. Обе версии содержат в себе один и тот же базовый набор инструментов по пяти ключевым блокам Битрикс24, к которым относятся Офис, Задачи и Проекты, CRM, Контакт-центр и Сайты и Магазины. В плане доступного инструментария лицензии, скорее, различаются между собой в зависимости от выбранного тарифа. Чем дороже лицензия, тем больше в нее включено дополнительных инструментов, тем больше объем хранения данных и тем выше количество сотрудников, которых вы можете подключить к порталу.

Два ключевых отличия облака и коробки: сложность поддержки и возможности кастомизации. Давайте рассмотрим подробнее.

Установка и начало работы

Облако: для начала работы достаточно лишь зарегистрировать портал и пригласить к нему сотрудников. Никакого дополнительного оборудования или расширенной технической поддержки не требуется. Все настройки осуществляются через пользовательский интерфейс, а система подсказок поможет самостоятельно произвести как минимум первичные настройки системы.

+ Легко запустить без дополнительных вложений и услуг технического специалиста

− Придется строго ограничиться стандартной функциональностью

Коробка: чтобы начать работу, нужно настроить свой сервер или подходящий хостинг, купить и установить Битрикс24 и пригласить к нему сотрудников. Здесь требуется поддержка квалифицированного технического специалиста (in-house или со стороны партнера Битрикс24) с навыками установки и администрирования специализированного ПО, так как отдельные настройки необходимо производить в административной панели — “изнанке” — продукта.

+ Вы получаете больше возможностей для администрирования и можете сразу настраивать систему, исходя из своих потребностей

− Без собственного сервера и технического специалиста не обойтись

Сопровождение и администрирование

Облако: за обновление и обслуживание ПО отвечает вендор. Резервные копии данных создаются автоматически раз в сутки и только на тарифах Команда и Компания (восстановление бэкапа по запросу).

+ Не требуется следить за обновлениями и самостоятельно их устанавливать

− Нет возможности управлять процессом обновлений и резервного копирования данных

Коробка: ответственность за обновление и поддержку  ПО лежит на клиенте.

+ Есть возможность регулировать время обновлений и самостоятельно задавать частоту создания резервных копий

− IT-сопровождение требует внутренних ресурсов компании

Безопасность и хранение данных

Облако: данные хранятся в зашифрованном виде на серверах Битрикс24. Объем хранилища строго зависит от выбранного тарифа.

+ Соединение с сервером также зашифровано, что обеспечивает базовую безопасность данных без активного участия со стороны клиента 

− В случае переезда для экспорта будет доступна только информация по лидам, контактам, компаниям и сделкам — всё остальное останется на стороне Битрикс24

Коробка: данные хранятся на сервере клиента, при этом клиент сам отвечает за безопасность и определяет размер хранилища.

+ Такой подход дает возможность использовать продукт в закрытом контуре и установить свой SSL-сертификат

− Самостоятельная поддержка работы и обеспечение безопасности

Интеграции

Облако: как и в коробке, в облаке доступна интеграция с интернет-магазинами на "1С-Битрикс: Управление сайтом", с почтой по протоколу IMAP, с телефонией через SIP-коннектор и другими системами через REST API и вебхуки. 

+ REST API, позволяющий реализовать интеграцию с внешней системой даже при отсутствии нужного приложения в каталоге Приложения24

− Интеграция с 1С доступна в усеченном виде и только пользователям тарифа Компания

Коробка: список интеграций включает в себя все перечисленные опции, доступные для облака, с той разницей, что интеграция с почтой также доступна по протоколу POP3. Также в коробке доступна интеграция с "1С-ЗУП" и Active Directory/LDAP Интегратор + NTLM, правда, последняя исключает пользователей редакции "CRM".

+ API ядра позволяет самостоятельно выстраивать сценарий интеграции, вне зависимости от методов, предоставляемых в рамках REST API

− Необходимо участие не только технического специалиста, но и программиста

Доработки / Кастомизация

Облако: облачная версия позволяет изменить стиль портала по собственному вкусу, но не предполагает изменений стандартных интерфейсов или создания собственных страниц. Смена логотипа и переименование домена доступны не для всех тарифов (поставить свой логотип могут пользователи тарифов CRM+, Задачи+, Команда и Компания, а сменить домен — только пользователи тарифов Команда и Компания). По сути, все доработки портала ограничиваются приложениями из Маркетплейса или, как максимум, собственными приложениями, реализованными на базе REST API. При этом надо понимать, что после установки обновлений нестандартные доработки могут перестать функционировать. 

+ Каталог готовых приложений позволяет легко подключать внешние сервисы

− Возможности кастомизации сильно ограничены правилами тарифов, а прямые доработки и вовсе невозможны

Коробка: коробочная версия продукта позволяет глубоко настраивать бизнес-логику портала и кастомизировать его под потребности клиента. В данном случае пользователь может свободно дорабатывать интерфейс, создавать нужные страницы и менять внешний вид портала. Нет ограничений на установку своего логотипа и смену доменного имени портала. Открытый исходный код позволяет вносить любые изменения: доработки и интеграции можно реализовывать через PHP, либо с помощью модулей, реализованных на базе API ядра. Также коробка предусматривает расширенные инструменты администрирования: административная панель управления позволяет управлять модулями, структурой компании, сотрудниками, обновлениями, настройкой прав, чисткой кэша, исправлением ошибок. Есть возможность локализовать портал, переведя его на любой имеющийся в списке язык.

+ Неограниченные возможности для доработок и интеграций

− Так же, как и в предыдущем пункте, реализация сложных доработок требует участия целой команды специалистов

Стоимость и лицензирование

Облако: так как в случае с облаком клиент не покупает программу целиком, а лишь арендует ее, система лицензирования строится по принципу ежемесячной подписки. Цена за месяц пользования программой зависит от тарифа и длительности приобретаемой лицензии (скажем, оплачивая выбранный тариф на год вперед вы экономите порядка 30%).

+ Такой формат оплаты не требует одномоментно крупных вложений

− В долгосрочной перспективе подписка может выйти дороже единоразовой покупки

Коробка: клиент приобретает право использования ПО за единоразовый платеж.

+ Срок действия лицензии не ограничен по времени

− Стоимость лицензии выходит дороже облака. Ежегодное продление техподдержки также требует дополнительных расходов (25% от стоимости лицензии)

Преимущества и недостатки

Суммируем все вышесказанное:

Кому подходит и как выбрать?

Выбирать стоит, исходя из двух основных критериев: 

1. нужна ли вам значительная кастомизация продукта;

2. и есть ли у вас свой IT-специалист или возможность нанять подрядчика.

Облако подойдет вам, если:

• у вас небольшая компания без IT-специалиста в штате;

• стандартные бизнес-процессы, не требующие глубоких доработок;

• вы еще не пользовались корпоративным порталом и хотите понять, подойдет ли вам такой формат работы.

Коробка подойдет вам, если:

• у вас крупная организация с запросом на доработки интерфейса, собственные модули или внешние интеграции;

• у вас достаточно внутренних мощностей для обеспечения технической стороны дела или есть возможность нанять грамотного подрядчика;

• вам важно самостоятельно контролировать защиту данных;

• у вас сложные бизнес-процессы и вы предполагаете нестандартную схему автоматизации бизнеса.

Итого

Хотите поближе познакомиться с продуктом, протестировать его основные возможности и понять, какие именно инструменты нужны вам для полноценной работы? Берите Облако. Его легко установить и настроить, оно не требует серьезного обслуживания, и вы сможете полноценно работать даже без технического специалиста.

Хорошо знаете свой бизнес, уверены в необходимости сложной автоматизации и обладаете достаточными кадровыми и финансовыми ресурсами? Берите Коробку. Во-первых, это сэкономит вам время и позволит сразу развернуть требуемый сценарий работы, а во-вторых позволит обеспечить максимальную безопасность данных.

И всё же, перед стартом большого и сложного проекта, предполагающего доработки и интеграции, мы рекомендуем заказать предварительный анализ проекта. Всесторонний анализ на раннем этапе позволит точнее оценить возможные риски и избежать ненужных доработок, влияющих на стоимость и сроки работ.

Всё еще сомневаетесь в выборе и хотите обсудить свой проект с профессионалами? Напишите нам, и мы обязательно поможем во всем разобраться.