1. При входящем звонке в Битрикс24 автоматически создается Лид. Затем оператор конвертирует Лид в Сделку и добавляет в карточку товары, которые клиент хочет приобрести.
Также оператор заносит в карточку личные данные клиента, в том числе адрес доставки. На всех этапах работы с карточкой клиента все вносимые оператором адреса проходят проверку системами USPS и Shipengine. Если адрес введен неверно, пользователь увидит уведомление об ошибке и подсказку с возможными вариантами исправления.
2. После того, как клиент оплатит выбранные товары, менеджер может переходить к отправке товаров. Для этого необходимо выбрать из списка нужное количество сделок и перевести их в стадию Ready to ship.
3. Затем в групповых действиях необходимо выбрать пункт “Create a batch” (Создать партию).
Всем сделкам, объединенным в одну партию, будет присвоен уникальный номер, сформированный по схеме “год+месяц+день+порядковый номер”, например, 20200115001). Номер партии отображается в карточке Сделки и отдельной колонкой в общем списке сделок. Все сделки можно отфильтровать по номеру партии. Также с помощью групповых действий сделку можно добавить в уже существующую партию или исключить из нее.
4. Вся история работы в рамках формирования доставки фиксируется в карточке Сделки на вкладке Shipment.
Если по какой-то причине товар не был доставлен и вернулся обратно на склад, сотрудник может повторить отправку, присвоив сделке новый номер партии, при этом вся информация о предыдущих действиях будет сохранена на соответствующей вкладке.
5. Далее необходимо подсчитать стоимость доставки. Выбрав в списке нужные сделки (одну или несколько), пользователь переходит к групповым действиям и выбирает пункт "Calculate shipping cost". Стоимость доставки товаров рассчитывается исходя из их веса. Этот параметр указывается при добавлении товаров в CRM Битрикс24. Благодаря внедренной доработке, вес товаров в карточке каждой отдельной Сделки автоматически суммируется.
Система подсчитает сумму доставки и выдаст результат во всплывающем окне. Эта информация будет записана в карточке Сделки на вкладке Shipment.
6. Также на вкладке Shipment можно вручную выставить параметры для предстоящей отправки: указать перевозчика, сервис отправки и выбрать упаковку. При создании сделки эти поля заполняются автоматически, исходя из общего веса добавленных в сделку товаров. Например, если вес товара не достигает 16 унций, система автоматически присвоит ему перевозчика А, сервис B и конверт С. Если же вес товара превышает 16 унций, он будет доставлен с помощью перевозчика D, сервиса E и в пакете F. Как сказано выше, все эти параметры изменяемы, и пользователь может вручную задать нужные значения.
7. Если необходимо изменить параметры доставки сразу нескольких сделок, это можно сделать, отфильтровав сделки по стадии Ready to ship и применив в групповых действиях пункт “Change shipment”. Во всплывающем окне пользователь сможет изменить параметры: перевозчик, сервис и упаковка, для всех выбранных сделок.
8. Теперь можно переходить собственно к отправке. Пользователь выбирает нужное количество сделок из общего списка и применяет групповое действие “Make shipment”. В результате каждой сделке будет присвоен id-номер, действительный в системе Shipengine. На основании этого номера затем будет создана этикетка поставки.
9. Для отправки посылки необходимо наклеить на нее специальную этикетку. Чтобы ее создать, необходимо выделить одну или несколько сделок в общем списке и в групповых действиях применить “Create shipping label”. Создание этикетки - платная услуга, так что переходить к этому шагу можно только после полноценной проверки указанных данных по адресу, количеству товаров и стоимости доставки.
Сформированная этикетка отгрузки автоматически прикрепляется к карточке Сделки, а информация по отправке фиксируется на вкладке Shipment.
Менеджеру останется лишь распечатать этикетку, приклеить ее на посылку и передать посылку курьеру.
На этой стадии каждой сделке присваивается свой трек-номер, который можно посмотреть на вкладке Shipment. В последствии там же появится статус доставки и дата его последнего обновления (например, Pending delivery или Delivered).
10. Также для завершения отправки необходимо сгенерировать и распечатать путевой лист перевозчика. Для этого необходимо перейти к настройкам (иконка шестеренки), выбрать пункт Create shipping manifest и указать партию отправки. Путевой лист будет автоматически скачан на компьютер пользователя в формате PDF.
11. Когда посылка будет доставлена, статус отправки на вкладке “Shipment” изменится на “Delivered”. На этом этапе менеджер переводит сделку в статус “Delivered”, и если работа с ней больше не требует каких-либо действий, закрывает ее.
