Эффективная координация встреч в рамках корпоративной деятельности необходима для сотрудничества между сотрудниками различных филиалов во многих компаниях. Порой организация встреч с коллегами из других филиалов может быть неудобной, поскольку сотрудник, ответственный за бронирование переговорных комнат в своем офисе, может забронировать только одно место. Это приводит к конфликтам в расписании, доставляя неудобства другим участникам, особенно если речь идет о повторяющихся мероприятиях без возможности указать место проведения.
Наша задача заключалась в повышении удобства организации встреч для сотрудников различных филиалов компании.
Как это работает?
В административном разделе портала создаем специальную группу пользователей “Переговорные” и наполняем ее списком переговорных комнат, доступных всем сотрудникам компании.
Чтобы забронировать переговорную комнату, необходимо зайти в Календарь, создать событие и выбрать подходящее место проведения. Выбранная переговорная комната бронируется на всё время события и становится недоступна для других пользователей.
Также у пользователя есть возможность добавить собственное место проведения встречи, не связанное с общедоступными переговорными - например, "У поставщика" или "В кабинете бухгалтерии".
Реализуем возможность бронирования нескольких переговорных комнат в рамках одного события (например, для встречи коллег из межрегиональных филиалов компании). Для этого пользователю достаточно просто выбрать нужное количество переговорных в выпадающем списке.
Также реализуем возможность указывать место проведения встречи для регулярно повторяющихся событий. Таким образом, место проведения повторяющихся встреч будет неизменным и удобным для всех участников.
Преимущества решения
-
Система бронирования переговорных способствует бесперебойной совместной работе, предоставляя централизованную платформу для организации встреч, способствуя улучшению коммуникации и координации между сотрудниками.
-
Пользователи могут легко добавлять пользовательские места проведения совещаний, обеспечивая гибкость при проведении уникальных или нестандартных совещаний.
-
Эффективное использование переговорных комнат устраняет конфликты и обеспечивает оптимальное использование ресурсов, способствуя созданию более продуктивной рабочей среды.
Внедрив решение Бронирование переговорных комнат, компания значительно может повысить эффективность и удобство организации встреч для сотрудников разных филиалов. Система решает проблемы, связанные с наличием свободных помещений, конфликтами в расписании и отсутствием гибкости в определении мест проведения встреч для повторяющихся мероприятий.
Для кого подходит решение?
Решение для бронирования переговорных комнат идеально подходит для компаний и организаций любого размера, которые работают с несколькими филиалами, отделами или региональными офисами. Оно особенно полезно для предприятий, которые ставят во главу угла эффективное использование переговорных комнат, упрощение координации и расширение сотрудничества между сотрудниками.
