Клиент: ООО “Респект-Онлайн” — интегратор информационно-коммуникационных услуг компаний – лицензиатов товарного знака “Респект” (обувь и аксессуары). Бренд присутствует на рынке более 17 лет. На данный момент сеть насчитывает более 250 фирменных магазинов, принимающих около 60 000 000 посетителей в год. Развитие бренда идет и за пределами РФ — в Казахстане, Беларуси, Украине.
Проблемы, с которыми столкнулся клиент?
На момент обращения клиента в нашу компанию отсутствовала единая платформа для обмена информацией между сотрудниками и филиалами, что могло сказываться на общей прозрачности бизнес-процессов и эффективности работы компаний. Внедрение Битрикс24 и автоматизация бизнес-процессов позволили бы решить эту проблему, создав удобное и согласованное пространство для коммуникации и обучения персонала.
Задача
Организовать единое информационно-коммуникационное пространство для взаимодействия и обучения персонала компаний - лицензиатов товарного знака “Респект”. 
Что мы сделали
Настроили корпоративный портал, организовали обучение сотрудников и реализовали несколько сценариев для работы территориально распределенной ритейл-компании:
- Открытие магазина
- HR: актуализация данных сотрудников
- Мерчендайзинг
- Веерные задачи
На основании стандартного инструментария создали автоматизированные задачи с шаблонным чек-листом. Количество пунктов в чек-листе и их содержание настраиваются пользователем самостоятельно.
Как это происходит: ежедневно все управляющие магазином получают задачу по открытию магазина с чек-листом “Открытие смены”. Если управляющий ставит галочки напротив всех пунктов чек-листа, задача автоматически закрывается. Помимо управляющего с задачей могут работать соисполнители (заместители/администраторы магазина). Контроль выполнения осуществляется всеми вышестоящими руководителями по цепочке структуры компании. Если какой-то пункт не выполнен, задача помечается красным, чтобы супервайзер обратил на нее внимание. В качестве коммуникационного механизма, в задаче есть возможность оставлять комментарии и прикреплять фотографии, причем делать это можно и из мобильного приложения.
Настройка задач производится в административной панели: например, для какого магазина включить данную функциональность, с какой частотой должна ставиться задача, какой шаблон чек-листа при этом использовать.
Стандартный механизм регистрации сотрудников не подходит для крупных сетей в виду слабой самодисциплины нижнего звена, поэтому требовалось автоматизировать процесс: чтобы все сотрудники проходили регистрацию, уволенные сотрудники автоматически блокировались, а все изменения отражались в системе. Идеальный вариант: интеграция с централизованной системой управления, Active Directory или 1С:ЗУП. Но в данном случае, ввиду распределенной структуры организаций и магазинов, такой вариант не позволял решить задачу: у управляющих на местах нет прямого доступа к централизованной системе, а значит нет и возможности оперативно управлять учетными записями сотрудников.
В рамках предложенной задачи мы разработали механизм по актуализации персонала — по сути, это аналог 1С:ЗУПа, но сильно упрощенный и адаптированный под Битрикс24.
За первоначальную регистрацию сотрудников отвечает управляющий магазином. Именно он заполняет карточку сотрудника, где указывает стандартные данные или вносит необходимые изменения. После сохранения изменений, запись о сотруднике помечается красным. Теперь запись должна быть проверена кадровиком, и после этого вся информация автоматически попадает в Битрикс24. Таким образом, в процессе регистрации сотрудников компания не задействует системных администраторов — всё происходит автоматически.
Задачи управляющим по актуализации информации о сотрудниках также создаются автоматически и имеют заранее установленный срок реализации. Если задача просрочена, она помечается красным. Так сотрудники кадровой службы получают возможность контролировать процесс. Кроме того, управляющий может в любой момент выгрузить в Excel актуальный список сотрудников своего магазина, а сотрудник отдела кадров — всего подразделения.
Мерчендайзерам крайне важно отслеживать раскладку товара по магазинам и комментировать выкладку в режиме реального времени. Чтобы добиться этой цели и автоматизировать процесс, мы реализовали следующий сценарий: в профильной группе мерчендайзер, работающий из офиса, создает дерево задач/подзадач для своего пула магазинов по принципу “Город → Год → Месяц → Неделя”.
Раз в неделю управляющий магазином получает задачу "Неделя", где он должен создать подзадачу и прикрепить туда фотографии выкладок. При необходимости, мерчендайзеры могут комментировать эти фотографии. Один из главных плюсов такого решения: вместо того, чтобы оплачивать работу мерчендайзеров в каждом конкретном магазине, компания нанимает одного сотрудника в офис, и он получает возможность оперативно решать ошибки выкладки товара даже в одиночку. 
Одна из основных проблем стандартной коробки (впрочем, облака это тоже касается) состоит в том, что огромное количество информации из профиля пользователя не задействуется стандартными средствами Битрикс24. Например, теряется такая единица информации, как “Должность”, а ведь типовые задачи часто ставятся не только по структуре компании, но и бывают привязаны к должности сотрудника.
Поэтому мы реализовали механизм, позволяющий создавать задачи и автоматически ставить их всем сотрудникам сети с определенной должностью.
Пример: офисному сотруднику Х необходимо получить от некоторых магазинов определенный отчет. Он создает шаблон задачи и выбирает пул магазинов, которые должны ее получить. Так как задача предназначается управляющим магазинов, именно эти сотрудники автоматически получат каждый свою “копию”.
Отзывы
