1. Настраиваем хранилища данных в Битрикс24 с помощью стандартных инструментов, чтобы заполнять и менять данные. Для этого настраиваем поля в сущности Контакт для заполнения данных о преподавателях и о слушателях, настраиваем поля в Сделке, создаем и наполняем универсальные списки “Курсы” и “Аудитории”, заполняем Товары в CRM из расчета 1 товар = стоимость посещения каждого курса для 1 слушателя.
Дорабатываем поля в Контактах, чтобы можно было привязывать курсы и Группы.
При покупке коробочной лицензии Битрикс24, включающей в себя модуль переговорок, аудитории могут быть заведены в качестве переговорок.
2. Настраиваем шаблонные задачи для обеспечения проведения различных типов курсов.
3. Сделку немного дорабатываем, чтобы вручную привязывать к Группе. В Группу передадутся данные о Контактах слушателей, Компании-заказчике, Товарах. На основании Товаров определяется курс.
В Сделке создаются счета к оплате. Оплата предполагается полностью от лица одной Компании. Решение учитывает возможность оплаты обучения одной Компанией и проведения обучения для сотрудников другой Компании.
4. Настраиваем с помощью стандартного коннектора обмен между 1С (без доработок) и Битрикс24 для получения информации о счетах и оплатах из Битрикс24 в 1С. Это позволит менеджерам по продажам работать только в Битрикс24.
5. Создаем в CRM новую сущность “Группа”. Группа содержит в себе все необходимые бизнесу несложные поля, такие как:
-
число мест в группе;
-
преподаватель;
-
курс;
-
даты и время;
-
заказчик;
-
список слушателей;
-
сформирована ли группа;
-
окупаема ли группа;
-
оплачена ли группа и т.д.
Часть данных в поля подтягивается из других сущностей: Контактов, Компаний-заказчиков, Сделок, списка курсов и аудиторий.
Для Группы доступна генерация печатных форм, например: списка слушателей на проходную, списка для выдачи сертификатов.
К Группе на основании заполненных в ней данных автоматически создаем и обновляем реестр подсущностей “Занятие”, в которых хранятся данные о каждом занятии: Группа, аудитория, дата и время, слушатели и другие (по желанию).
6. Создаем отдельный календарь “Расписание занятий” и дорабатываем его, чтобы в нем отображались на просмотр все “Занятия” с учетом аудитории. Занятия отображаются как отдельные события без возможности фильтрации.
Сценарии использования:
1. Менеджер по продажам работает с базой заказчиков и с задачами в CRM Битрикс24 в процессе обзвона клиентов и переговоров. При выходе на сделку менеджер создает Сделку, привязанную к сущности “Компания” заказчика.
В Сделке менеджер прикрепляет Товары в нужном количестве и Контакты Слушателей. Затем менеджер, не выходя из Битрикс24: создает Счёт, обеспечивает оплату и отмечает её в Битрикс24. Оплата Сделки отражается в Группе.
Менеджер привязывает к Сделке Группу - сразу, если Группа уже создана, или позже.
2. Сотрудник учебного отдела отвечает за добавление Групп. Он добавляет Группу и указывает параметры, все сразу или часть: Курс, Контакт преподавателя, Аудиторию, Даты и Время и др.
При первом сохранении группы автоматически создаётся шаблонная задача по подготовке курса и реестр Занятий, который сразу же отражается в Расписании.
Сотрудник учебного отдела работает с Задачами, Группой, Расписанием до, во время и после окончания курса вплоть до выдачи сертификатов, максимально оперативно получая информацию от коллег, в том числе из отдела продаж.
3. Руководитель видит и корректирует работу сотрудников в единой системе на основе структурированной информации.
Руководитель получает возможность анализировать информацию о заказчиках, Группах, слушателях, о работе своих сотрудников и использовать накопленную информацию для маркетинговых рассылок и масштабирования бизнеса.
