В целях повышения эффективности работы организации и обеспечения бесперебойного управления персоналом была поставлена задача создания современной системы передачи задач и дел между сотрудниками.
Текущая проблема заключается в ограничениях штатной системы Битрикс24, в частности, в однонаправленном характере делегирования полномочий через бизнес-процессы. Кроме того, было необходимо решить вопросы, связанные с реинтеграцией задач и проектов после завершения периода замещения. Еще одной серьезной проблемой является отсутствие четкости в отслеживании распределения задач между прежним сотрудником и его заместителем в период замещения.
Функциональность по замещению сотрудников - это актуальная доработка Битрикс24, которая помогает решить сразу несколько проблем:
-
дает возможность сотрудникам самостоятельно назначить одного или несколько заместителей на необходимый период времени;
-
автоматически уведомляет соответствующие стороны о замене, обеспечивая информированность как заместителя, так и заменяющего лица;
-
наделяет назначенного заместителя необходимыми правами и полномочиями прежнего сотрудника, обеспечивая бесперебойный рабочий процесс и эффективное управление задачами в период замещения;
-
по окончании периода замещения все задачи и проекты автоматически возвращаются исходному сотруднику, что минимизирует время простоя и обеспечивает плавный переход к выполнению своих обычных обязанностей;
-
обеспечивает четкое представление о задачах, выполняемых как замещающим, так и прежним сотрудником. Такая прозрачность повышает подотчетность и помогает понять вклад каждого сотрудника в рабочий процесс.
Как это реализовано
Функциональность по замещению сотрудников - это актуальная доработка Битрикс24, которая помогает решить сразу несколько проблем:
-
дает возможность сотрудникам самостоятельно назначить одного или несколько заместителей на необходимый период времени;
-
оповещает о замещаемом и заместителе;
-
дает права и полномочия замещаемого заместителю;
-
возвращает все задачи и проекты замещаемому по истечении периода замещения;
-
дает понимание, какую часть работы делал заместитель, а какую замещаемый.
Как это реализовано:
-
В стандартной категории Списки в Битрикс24 создается новый универсальный список Заместители.
-
В этом списке создаются поля: замещаемый, заместитель, начало и конец периода замещения.
-
В карточку сотрудника добавляется таблица “Заместители” с возможностью выбора заместителя и просмотра информации о текущих заместителях.
-
Создается функция для оповещения сотрудников о замещаемом и заместителе. Оповещения появляются при обращении к замещаемому в задачах, группах и личных сообщениях.
-
Создается механизм наделения заместителя правами замещаемого.
-
Создается возможность назначения заместителей второй и третьей очереди. Если один заместитель заболел - он может выбрать себе второго, а второй - третьего и т.д.
-
Создается функция для удаления всех процессов по замещению по истечении периода замещения.
В каких ситуация может помочь данная доработка?
Система замещения сотрудников в Битрикс24 особенно удобна для различных ситуаций, когда необходимо динамичное управление персоналом, гибкость и эффективное делегирование задач.
-
Во время запланированных отпусков или отгулов сотрудников.
Система позволяет сотрудникам назначать заместителей, обеспечивая надлежащее управление задачами и наделяя заместителя необходимыми правами и полномочиями на период отпуска.
-
В проектной среде, где может потребоваться временное замещение членов команды в связи с изменением требований проекта.
Система способствует плавному переходу задач и обязанностей между членами команды, поддерживая динамику и эффективность проекта.
-
В пиковые периоды работы или когда для выполнения определенных задач требуются дополнительные ресурсы.
Система позволяет перераспределять задачи между членами команды, оптимизируя управление нагрузкой и предотвращая выгорание.
Результаты работы
Система замещения сотрудников в Битрикс24 решает проблемы, связанные с управлением персоналом и неясным распределением задач в период замещения. Было создано удобное решение, которое позволяет сотрудникам самостоятельно назначать заместителей на нужный период. Внедрение этой функциональности способствует повышению подотчетности и позволяет более четко представить вклад каждого сотрудника в рабочий процесс.
