Клиент: Vigia Group - группа компаний с предприятиями в топливной промышленности, девелопменте жилой и коммерческой недвижимости, а также в сфере развлечений (самый большой сафари-парк в Мексике). Vigia входит в список 100 лучших фирм для трудоустройства в Мексике по версии TOP Companies.
Задача
На этот раз нашим заказчиком стала группа компаний Vigia, в состав которой входят пять независимых бизнес-подразделений: от газового дистрибьютора до парка развлечений. Автоматизировать внутренние процессы такой корпорации — амбициозная задача.
До знакомства с Битрикс24 сотрудники Vigia пользовались MS Dynamics. Это была и CRM, и главное средство автоматизации бизнес-процессов. В поисках лучшего решения представители компании протестировали базовые функции Битрикс24 в облачной версии и со временем решили перейти на коробочную редакцию продукта. Так появилась задача окончательно перенести туда текущие бизнес-процессы.
Почему выбрали Битрикс24?
Битрикс24 оказался идеальным решением для Vigia Group по нескольким ключевым факторам:
-
Битрикс24 предоставляет единую платформу для различных подразделений группы компаний Vigia Group. Благодаря своей универсальности, платформа предлагает инструменты и функции, которые могут быть оптимизированы для удовлетворения уникальных требований каждого подразделения.
-
CRM-система Битрикс24 предлагает широкие возможности, что крайне важно для компании, в состав которого входят предприятия различной отрасли.
-
Интеграция с внешними системами. Битрикс24 легко интегрируется с внешними инструментами, например, Power BI, которая предоставляет Vigia Group расширенные возможности для сотрудников компании.
Вскоре стало ясно, что для перехода на следующий этап требуется помощь интегратора. Главным критерием отбора было не то, сможет ли подрядчик справиться с миграцией процессов из одной системы в другую, но сможет ли он обучить сотрудников компании самостоятельно пользоваться нужными инструментами, чтобы впоследствии они могли свободно проектировать и внедрять бизнес-процессы без помощи со стороны.
Решение
Мы выслушали пожелания заказчика и предложили курс, в рамках которого:
-
учим клиентов автоматизировать процессы в Живой ленте, CRM и Задачах,
-
рассказываем, как спроектировать рабочий процесс в Дизайнере Битрикс24,
-
показываем, как выполнять расчеты и внедрять процессы со сложной логикой исполнения.
Наш принцип — сложные курсы преподаем только очно, где бы ни располагался офис клиента. Так мы отправились в Мексику.
К нашему приезду в команде заказчика уже сформировалась инициативная группа внутренних интеграторов, готовых сразу приступить к работе. Отличная новость, ведь такой подход гарантирует вовлеченность учеников, мотивирует наставников и сильно облегчает старт проекта.
Обучение строилось так: каждый день наставники приходили в офис заказчика и на практике разбирали специфику каждого бизнес-процесса, анализировали и отбирали данные, помогали сотрудникам самостоятельно создавать процессы в Дизайнере и курировали миграцию из MS Dynamics в Битрикс24. По сути, на время совместной работы две группы стали одной командой.
По мере продвижения вперед выяснилось, что стандартная функциональность Битрикс24 удовлетворяет потребности компании на 75-80%, и ряд запросов не получается решить штатными средствами. Большей частью это касалось работы с CRM. Так, клиент попросил разграничить доступ сотрудников к данным CRM в зависимости от их уровня доступа. То же касалось и редактирования некоторых полей в карточках Лидов и Сделок, а также элементов в Дизайнере бизнес-процессов. Для корпорации с несколькими независимыми друг от друга подразделениями такие разграничения жизненно необходимы, чтобы сохранить консистентность информации и защитить компанию от искажения отчетности.
Работа со Сделками тоже требовала доработок: например, заказчику было важно иметь возможность самостоятельно задавать номера сделок. А чтобы упростить процесс записи новой информации о клиентах в карточке Сделки, мы внедрили механизм автозаполнения: при вводе почтового индекса Битрикс24 автоматически определяет территориальную принадлежность клиента и заполняет некоторые поля адреса (колония, муниципалитет, город и страна) в онлайн-режиме.
В главном меню слева появились два новых раздела: избранные Задачи и избранные посты в Живой ленте. Все задачи и посты, помеченные звездочкой, автоматически попадают в указанные разделы - это облегчает сотрудникам компании доступ к нужной информации и дает еще один инструмент для фильтра. А к самим постам в Живой ленте мы добавили кнопку “Прочитать”: нажав эту кнопку, пользователь дает знать, что он ознакомился с сообщением, и его имя появляется в счетчике прочитавших.
Также мы интегрировали портал с внешней системой бизнес-анализа Qlikview — дали клиенту модель, с помощью которой сотрудники научились самостоятельно подключаться к базе и выгружать нужные данные в Битрикс24.
Результаты внедрения CRM
Совместными усилиями мы не только решили насущные проблемы, но и обеспечили стратегическое позиционирование Vigia Group для достижения устойчивого уровня развития в условиях постоянно меняющегося бизнеса. Результатом стала не только оптимизация операций, но и расширение возможностей команд, посредством использования Битрикс24.
